Hvis du er en af dem der aldrig har oplevet at tid er en “mangelvare” så er du en af de få – og det er jo godt.
For ellers synes jeg ofte at vi taler om, at der ikke er tid nok. Helt som Lone.
Ja og hvorfor tale om tidsplanlægning?
Tidsplanlægning – planlægning … er det ikke i bund og grund ikke det samme?….
Når du taler om at planlægge så er det her, at du beslutter hvad der skal gøres.
Hvor tidsplanlægningen er hvornår det skal gøres.
Hvordan er Lones tidsplanlægning?
Ganske håbløs… hun havde de bedste intentioner – hun havde jo planlagt det der skulle gøres, men der hvor det gik helt galt, var omkring tidsplanlægningen. For hvornår var det at hun ville handle på det, hun havde planlagt.
Det som Lone oplevede var:
- stort set altid bagud med opgaver
- deadlines blev ikke holdt
- der landede opgaver på hendes bord, som hun sagde ja til, men fik dem ikke løst
- hun fik ikke tid til de mere langsigtede og vigtige opgaver, for hun ”slukkede” ildebrænde hele tiden
- hendes “jeg arbejder bedst under pres” passede ganske enkelt ikke!
Da ovenstående i lang tid havde været dagligdag for Lone, var hun efterhånden ved at blive slidt helt ned – tæt på at brænde ud.
Grundlæggende var det ikke fordi, hun ikke vidste at det gav udfordringer og kæmpe problemer på den lange bane. Lone vidste bare ikke, hvordan hun kom tilbage til den gode arbejdsrytme hun tidligere havde haft.
Lone startede med at udfyldt testen omkring Personlig Effektivitet. En test der viser hendes oplevelse af egen effektivitet og et kig på, hvor vigtigt det er i jobbet.
Ud fra denne fik vi udarbejdet hendes arbejdsbog og en Gap analyse, så hun har fået synliggjort hvor de vigtige indsatsområder er.
Hvad gjorde Lone så helt konkret
Vi foldede kortet ud – forstået på den måde, at vi arbejde med Gap analysen og et af de punkter vi tog fat på var tidsplanlægningen.
Lone fik sparring omkring det at sætte tid af til at få ting gjort. Vi gennemgik Lones opgaver og ud fra denne gennemgang, blev det også synligt hvilke arbejdsmønstre hun havde.
Det som vi arbejdede og arbejder med er:
- Tidsplaner blev indført, og der er altid uforudset ting der sker – det kom også i kalenderen
- Lone lærte den gyldne regel: tidsplanlæg aldrig mere end max. 60% af din tid
- Lone skulle ikke bruge 60% “reglen” men faktisk mindre, da hun også er leder og der skal være tid til medarbejdere
- Lone fandt ud af, at tidligt om morgenen inden andre mødte ind, da havde hun bedst tid til ”møde med sig selv” (og her hentede hun meget tid)
- Lige nu er der en vane Lone arbejder med, som er at tidsplanlægge “dagen i morgen”, og hver fredag tidsplanlægger hun næste uge
- Vi fik også rundet det med tidsoptimisten – så Lone har nu et mere realistisk billede af, hvor lang tid ting tager og kan ud fra det også tidsplanlægge mere effektivt.
Ovenstående er blot elementer af de ting vi arbejder med – ja og ingen tvivl om, at processen med at ændre vaner er en længere proces.
Hvilket også gør, at der arbejdes med en ting ad gangen. For ændringen og tilvænning til en ny vane og nye rutiner, tager tid for at få den gode varige forandring.
Og hvor vil vores hjerne gerne have os til at droppe det – for det kræver jo ekstra energi at gøre noget nyt.
Lone og jeg har jævnlige opsamlingsmøder, hvilket betyder, at hun arbejder stødt og roligt – små skridt – små gode vaner.
Allerede nu har hun hentet ekstra tid hver uge. Tid som hun, før vi gik i gang, tænkte, at den tid ville da være helt umulig at få. Jeg kunne da bare se, hvordan hendes dag var og ikke mindst hvordan hendes mailboks så ud….
Lone oplever, at hun har fået tid “foræret”.
Nu nævnte jeg Lones mailboks – og det er et punkt jeg vender tilbage til, på et andet tidspunkt.
Hvis du også som Lone oplever at du mangler tid – og at du gerne vil sætte fokus på dine arbejdsmæssige vaner og opnår større effektivitet, så afholder jeg åbne workshops i Roskilde.
Der aftales også lukkede firmahold.
Brænder du inde med et spørgsmål – så husk – du er altid velkommen til at give et ring – eller sende mig en mail .
Ønsker dig en behagelig dag – med tid til dine vigtigste opgaver.
Med venlige hilsner
Dorthe Søgaard